« Combien ça coûte ? » est la première question quand on envisage un logiciel sur mesure, et la plus difficile à traiter honnêtement : le prix dépend de ce que l'outil doit faire, pas d'un catalogue. Voici ce qui fait varier le budget, les deux façons de payer, et la méthode pour comparer avec un abonnement sans se tromper.
Ce qui fait varier le prix
Le nombre de modules : un suivi de devis, c'est un module ; devis + stocks + planning + facturation, c'est quatre.- Le nombre de profils d'utilisateurs : un seul utilisateur ou une équipe avec des droits différents (patron, salarié, comptable).
- Les connexions avec vos autres outils : comptabilité, emailing, agenda, plateforme de réservation.
- La reprise de vos données existantes : tableurs, anciens fichiers, historique clients.
- Le niveau de finition : éditions de documents (devis, factures), exports, tableaux de bord.
- Le suivi après livraison : ajustements, maintenance, évolutions.
Deux façons de payer
Le forfait. Un devis ferme après le cadrage, payé par étapes : vous savez ce que vous engagez avant le premier développement. Un outil d'un seul module peut valoir entre 400 et 600 selon le cas concret. Un outil multi-modules peut selon le nombre d'onglets, de fonctionnalités, d'outils connectés... coûter entre 900 et 1500€.
L'abonnement à l'évolution. Après la livraison, des évolutions peuvent se faire au forfait ou à la demande. 75€ par évolution ou un forfait de 350 € à l'année qui peut se révéler être très avantageux dans le cas d'un outil évolutif.
Comparer avec un abonnement, sur plusieurs années
Un logiciel en abonnement semble moins cher au départ, mais il se paie chaque mois et souvent par utilisateur. La bonne comparaison se fait sur trois à cinq ans.
Exemple de calcul (à titre d'illustration, pas un tarif) : un abonnement à 25 € par utilisateur et par mois pour 4 utilisateurs représente 100 € par mois, soit 1 200 € par an et 3 600 € sur trois ans, sans compter les options. Posez la même addition avec vos propres abonnements, puis comparez avec le devis d'un outil sur mesure qui ne contient que ce dont vous avez besoin.
Le sur-mesure n'est pas toujours le bon choix : si un abonnement couvre 90 % de votre besoin, gardez-le. Il le devient quand vous contournez l'outil en permanence, ou quand vous cumulez plusieurs abonnements pour un seul processus.
Les questions à poser avant de signer
- Qu'est-ce qui est inclus exactement : nombre de modules, formations, ajustements après la livraison ?
- Le devis est-il ferme ou indicatif ?
- Qui possède le code et les données à la fin ?
- Que se passe-t-il si mes besoins évoluent ?
- Combien de temps avant la première version utilisable ?
