Véronique Noureddine, mandataire immobilière, gère désormais ses contacts, ses mandats, ses rendez-vous, ses partenaires et ses relances dans un seul outil, conçu sur mesure pour sa façon de travailler.
Avant, elle jonglait entre tableurs, agenda, notes, post-it et messagerie.
Aujourd'hui, Véronique gagne 6 à 7 heures par semaine qu'elle peut désormais consacrer au coeur de son métier, ce qui a stimule au quotidien : être au contact de son réseau et au plus près de ses clients.
| Fiche projet | Détail |
|---|---|
| Client | Véronique Noureddine, mandataire immobilière indépendante |
| Secteur | Immobilier, vente, achat, location |
| Besoin | Gagner du temps sur le terrain en passant moins de temps au bureau. |
| Prestation | Outil métier sur mesure |
| Durée du projet | 8 semaines, du relevé à la livraison |
| Statut | Livré, testé sur le terrain et approuvé |
| Résultat | 6 à 7 heures d'administratif en moins chaque semaine. |
Le contexte : une mandataire indépendante, seule face à son suivi
Véronique Noureddine est mandataire immobilière indépendante depuis plus de 6 ans, dans la région de Saverne, au sein d'un réseau . Comme beaucoup d'indépendants, elle prospecte, suit ses acheteurs et ses vendeurs, organise ses visites et relance ses contacts sans assistant.
Son temps est compté, et un oubli de relance peut suffire à perdre un contact. D'autant plus que la loi TRACFIN oblige les mandataires immobiliers à demander des pièces justificatives à la moindre prise d'informations.
« La loi TRACFIN oblige chaque mandataire à connaître l'origine des fonds de leurs clients, de vérifier le registre de gel des avoirs et de déclarer tout soupçon à Tracfin avant la signature, sans prévenir le client. Il doit aussi se former (décret du 24 avril 2026) et conserver les preuves de tout cela au moins cinq ans, car un contrôle juge les pièces et non la bonne foi. »
Énormément d'administratif et de procédures qui l'éloignent chaque jour un peu plus de son vrai métier : le contact humain, le réseau et la relation client.
Le problème : des informations éparpillées
Avant l'outil, Véronique suivait son activité avec des outils trop génériques, pas assez lisibles et surtout tous étaient perdus au fond de son téléphone personnel. Elle a alors décidé que les tableurs, les carnets, les notes , les agendas et les messageries instantanées c'était fini !
Le quotidien professionnel de Véronique ressemblait à ceci :
- Des mails de relance en brouillon sur gmail et/ou outlook
- Des informations clients réparties dans plusieurs fichiers ou dans ses notes iPhone
- Des doublons de données à force de saisir encore et toujours les mêmes données à plusieurs endroits
- Un agenda saturé et des relances faites de mémoire, avec un risque d'oubli ou de confusion
Ce n'étais pas un hasard si parfois ma cliente relançait son acheteur trop tard ou remplissait les documents d'un bien dans la mauvaise fiche.
La réalité du terrain c'est ça : on ne trouve jamais le temps de faire mieux car on pense qu'on perdra trop de temps à changer ses habitudes.
Véronique n'était pas moins forte que ses concurrents (en témoigne le nombre de biens vendus à l'année), elle n'était pas moins alarmées des outils d'aujourd'hui non plus. Elle était simplement pas assez armée face à la quantité d'informations et de procédures qu'engendraient autant de clients.
Il était grand temps de transformer sa façon de travailler.
Ce que j'ai créé : un outil unique, taillé pour son activité
J'ai conçu L'immobilière de Saverne, une interface unique où Véronique retrouve tout ce qu'il lui faut pour suivre ses dossiers, faire le point sur les pièces justificatives, recueillir des demandes de rendez-vous et automatiser ses relances clients.
Elle contient trois onglets :
- Onglet Clients : Une base de données ou elle a accès au suivi de tous ses contacts acheteurs et vendeurs (échanges de mails, rendez-vous, biens, recherches,...). Elle retrouve au même endroit toutes les informations de son réseau d'acquéreurs et vendeurs qui font son activité.
- Onglet Biens : La centralisation de tous les biens sur lesquels elle travaille, de la première visite à la vente définitive. Elle part en visite avec le logiciel sur sa tablette et rempli la fiche bien au fur et à mesure au lieu de le faire en rentrant chez elle le soir.
- Onglet Partenaire : Les derniers échanges, apports d'affaires et recommandations chiffrées de chaque partenaire afin de faire des récapitulatifs annuels sur les collaborations commerciales.
- Onglet Pipeline : Une vue sous forme de tableau kanban de tous les biens triés selon leur étape dans le processus de vente. Une vue claire, orientée conversion et satisfaction client afin de n'oublier personne dans le parcours de vente d'un bien.
- Onglet Templates : Tous les mails automatiques modifiables au même endroit. Véronique peut désormais créer des mails templates qui seront envoyé automatiquement au client après une première visite, en amont d'une estimation ou en réponse à une demande de rendez-vous.
- Onglet Calendrier : Une interface de configuration pour un lien de prise de rendez-vous. Ouverture et fermeture de créneau, formulaire de contact, durée des rendez-vous et synchronisation avec l'agenda personnel pour y intégrer les rendez-vous clients et bloquer les créneaux indisponibles.
Cet outil centralise à un seul endroit tout ce qui rythme son activité au quotidien et l'accompagne de la première visite jusqu'aux formalités administratives en passant par les relances mail.
Comment nous avons travaillé
Le projet a suivi les quatre étapes habituelles de mon atelier, avec une validation de Véronique avant chaque code.
- Relevé : 1h30 en présentiel dans son bureau pour cartographier son flux de travail, de la première prise de contact à la signature. Je lui avais demandé de préparer une ébauche de son workflow afin qu'on ne parte pas de zéro. Mon expertise me permet de déceler des étapes superflues ou des automatisations possibles avec des fonctionnalités clés de l'outil.
- Plan : maquette de la page majeur de l'outil (fiche bien et fiche contact), arborescence et fonctionnalités, devis ferme et planning, validés avant le premier code.
- Fabrication : développement suivi sur une fiche partagée, en 7 semaines.
- Livraison : mise en service, formation et 30 jours d'ajustements inclus.
Les résultats : avant et après
Depuis la mise en service, Véronique [résultat principal, chiffré si possible]. Voici ce qui a changé au quotidien.
| Point | Avant | Après |
|---|---|---|
| Où sont ses informations | réparties dans plusieurs fichiers sur son téléphone et sur son ordinateur, des fichiers isolés de tout outil | Dans une seule interface qu'elle emporte sur ses visites, connectée à son agenda et à sa boîte mail. |
| Saisie des données | ressaisie manuelle jusqu'à 3 fois par client | Aucune ressaisie |
| Relances clients | faites de mémoire, possibles oublis | Alertes automatiques à J-1 |
| Temps passé sur le suivi | 10 heures par semaine | 3 heures par semaine |
Le témoignage
« Depuis que j'utilise l'outil métier au quotidien dans mon activité, j'ai rapidement constaté que j'adoptais une posture plus professionnelle en visite de bien avec une fiche que je complète en direct. Je gagne aussi un temps conséquent dans le suivi de mes dossiers et dans les relances de mes clients. »
VÉRONIQUE NOUREDDINE, MANDATAIRE IMMOBILIER, RÉGION DE SAVERNE
Et pour vous ? Ce que ce cas change pour un indépendant
Le cas de Véronique n'est pas propre à l'immobilier. Un artisan, un conseiller ou un agent commercial qui jongle entre plusieurs tableurs, ressaisit les mêmes informations à plusieurs endroits ou oublie des relances retrouve les mêmes problèmes.
Un outil sur mesure convient à ceux qui veulent un outil à leur image et sont prêts à investir dans une solution qui dure. Il ne convient pas à ceux qui cherchent un logiciel clé en main à quelques euros par mois.
Ce n'est pas à vous de vous adapter à l'outil, c'est à l'outil de s'adapter à vous et de coller le plus possible à la réalité de votre activité terrain.
