Vous faites vos devis et vos factures sur Excel ou Word depuis des années, et ça marche très bien. Alors, avec la réforme de la facturation électronique, faut-il tout changer ? La réponse courte : vous pouvez continuer à créer vos factures dans Excel ou Word, mais plus à les envoyer comme aujourd'hui, par email en PDF, quand l'obligation s'appliquera à vous. Voici ce qui reste possible, ce qui ne l'est plus, et comment s'organiser.
Ce que dit le calendrier
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les petites et moyennes entreprises, les TPE et les micro-entreprises doivent ensuite émettre leurs factures au format électronique au plus tard le 1er septembre 2027.
Concrètement : jusqu'à cette date, votre façon de facturer ne change pas pour vos clients. Mais le temps de s'y préparer, lui, commence maintenant.
Pourquoi un PDF Excel ou Word n'est plus une facture électronique
Un PDF produit avec Word ou Excel est un document lisible par un humain. Une facture électronique, au sens de la réforme, est un fichier structuré, lisible par un logiciel : chaque information (numéro, date, montant, client, TVA) se trouve dans un champ identifié. Trois formats sont prévus : Factur-X (un PDF qui embarque ces données), UBL et CII.
Autre différence : la facture ne passe plus par votre messagerie, mais par une plateforme agréée, qui la transmet à la plateforme de votre client et envoie à l'administration les données prévues par la réforme.
Un tableau Excel ou un document Word ne sait faire ni l'un ni l'autre.
Quatre façons de s'organiser
- Un logiciel de facturation compatible. Il génère la facture au bon format et se connecte à une plateforme agréée. C'est la solution la plus simple si vous facturez régulièrement.
- La plateforme agréée elle-même. Certaines permettent de créer et d'envoyer vos factures directement, sans autre logiciel. Pratique si vous en émettez peu.
- Votre outil actuel, relié à une plateforme. Si vous utilisez déjà un outil de gestion ou une application construite pour vous, il peut souvent être connecté à une plateforme agréée.
- Garder Excel comme base de travail seulement. Vos tableaux peuvent continuer à servir de suivi (clients, chantiers, devis) ; la facture, elle, part par l'un des trois circuits précédents.
Ce que votre modèle de facture doit déjà intégrer
Quatre mentions s'ajoutent à celles que vous connaissez : le numéro Siren de votre client (s'il est une entreprise), l'adresse de livraison si elle diffère de l'adresse du client, la nature de l'opération (livraison de biens, prestation de services ou les deux), et la mention de l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits si vous l'avez choisie.
Si vous êtes en franchise de TVA, la formulation « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » évolue : elle devient « TVA non applicable, art. L. 223 et s. du code des impositions sur les biens et services (CIBS) ». L'ancienne reste acceptée jusqu'au 31 décembre 2027.
Dans Excel ou Word, c'est un bon moment pour ajouter ces champs à votre modèle et enregistrer le Siren de chaque client professionnel.
Un plan en cinq étapes
- Listez vos outils actuels (devis, factures, suivi des paiements).
- Vérifiez que vous pouvez déjà recevoir des factures électroniques : choisissez une plateforme agréée dans la liste officielle de impots.gouv.fr.
- Complétez vos fiches clients avec le Siren.
- Mettez à jour vos modèles avec les nouvelles mentions.
- Testez quelques factures bien avant septembre 2027 (l'entrée volontaire dans le dispositif est possible avant l'échéance).
